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Optimierung im Schreibbüro – es muss nicht immer Spracherkennung sein

Schreibzeiten optimieren – durch effiziente Arbeitsabläufe im Schreibbüro

Während die meisten Krankenhäuser oder Kliniken bereits eine Optimierung durch den Einsatz einer Spracherkennungssoftware für die Arztbriefschreibung erreicht haben, gibt es dennoch viele Kliniken die noch mit Diktatsoftware und entsprechend Schreibkräften arbeiten.

Dies ist auch völlig in Ordnung!

Dennoch laufen viele Klinikprozesse jahrelang, ohne in der Schreibbüroabteilung eine Optimierung durchlaufen zu haben. Doch gerade wenn hier noch „konventionell“ gearbeitet wird, heißt das nicht, dass man nicht optimieren und die Schreibbüroabteilung auf einen modernen und fortschrittlichen Stand bringen kann.

Anhand eines Beispiels aus der Schreibbüroabteilung zeige ich Ihnen, was eine Optimierung in der Dokumentenerstellung für die Effizienzsteigerung leisten kann.

Im Schreibbüro erfolgt die Erstellung der Aufnahme- und Entlassbriefe sowie Verlängerungsanträgen und Befundberichten in der Regel wie folgt:

  1. Patient im System aufrufen und Diktateingang über Listenkontrollen dokumentieren
  2. Schreibvorlage entsprechend dem ggf. Kostenträger anlegen (z.B. RV* oder KK*)
  3. Patienten Anschrift und Hausarzt kontrollieren und ergänzen ggf. korrigieren.
  4. Diktatkürzel und Datum aktualisieren, ggf. Zimmer- oder Anreisenummer und sonstige benötigte Informationen ergänzen.
  5. Schreiben nach Diktat (Diktatlänge variabel: ca. 4-15 Min.)
  6. Vorläufiger Ausdruck und Verteilung des Dokumentes zum Abheften für die Patientenakte/Korrekturlauf.
  7. Sortieren und Vorbereiten der Patientenakte zur Archivierung.
  8. Kontrolle und Vervollständigung der Eingaben im PC: Diktierer, Diktierdatum, erforderliche Häkchen/Pflichtfelder für den späteren Ausdruck kontrollieren.
  9. Kopieren und Einfügen und Korrekturlesen von Therapieberichten, Labor- und EKG-Befunden, Konsilen, Röntgenberichten, ggf. Ausdruck der Laborblätter von extern.
  10. Einfügen von Ärzten/Kliniken die einen Entlassungsbericht nachrichtlich erhalten.
  11. Bericht auf Vollständigkeit überprüfen, wenn die Ärzte z.B. etwas nicht diktiert haben, ob Lücken aus dem Aufnahmebericht ergänzt sind.
  12. Vorläufiger Ausdruck und Weitergabe in die Korrekturschleife.
  13. Nach Rückgabe aus der Korrekturschleife handschriftliche Korrekturen erledigen, Formatierung prüfen/anpassen und Weitergabe der Akten/Entlassbriefe zur Unterschrift für den Versand.
  14. Nach Unterschrift und Versand diesen im System dokumentieren und den Entlassbrief versenden (elektronisch oder per Post).
  15. Akte ins Archiv.

Zusätzlich: Nebenarbeiten wie Sortieren von Akten, Ablage, Vorbereiten der Akten zur Archivierung, Kontrolle von Papierlisten, Erstellen von Statistiken für QM und Vorbereitung der Laufzeitanalyse, Bearbeiten von Anfragen von Kostenträger.

Berechnung von Schreibzeiten:

Ein Schreibbüro in einer Klinik mit ca. 150 Betten fertigt pro Monat im Durchschnitt 350 – 380 Diktate an (Diktatlängen 8-15 Minuten). Sonstige Diktate für z.B. Verlängerungsanträge, Befunde, Konsile, Notizen werden mit einer Diktatlänge von 3-6 Minuten berechnet.

Die reine Schreibleistung wird wie folgt berechnet (ohne Vor- und Nacharbeiten):

1 Diktatminute x Faktor 2,5 – 3 = Schreibzeit (der Berechnungsfaktor ist abhängig von der Qualität der Diktate)

Bei einem Diktataufkommen von 350 Diktaten und einer Diktatlänge von durchschnittlich 8 Bandminuten benötigt eine Schreibkraft in der Regel eine reine Schreibzeit von ca. 20 – 24 Minuten/Diktat, abhängig nach Aufwand, Qualität des Diktates, Sprachbarriere etc. Dadurch errechnet sich eine reine Schreibzeit für die genannten Diktate von ca. 140 Stunden.  Für die o.g. anfallenden Nebenarbeiten fallen zusätzlich ca. 150 – 180 Stunden/Monat an.

Bis also alle Berichte wirklich versandfertig erstellt sind, benötigt eine Schreibkraft ca. 300 Stunden pro Monat.

Es geht deutlich schneller!

Bevor es zur eigentlichen Optimierung geht, müssen die Prozesse in der Schreibbüroabteilung analysiert werden. Dabei fällt z.B. zuerst ein hoher Zeitaufwand für „Nebenarbeiten“ (s.o.) auf. Nach Analyse der Prozesse und Optimierung können unmittelbar einige Schritte komplett entfallen und somit die Schreibzeiten und Nebenarbeiten sofort um mindestens 30% verkürzt werden!

Folgende Schritte werden optimiert und entfallen ggf. gänzlich:

  1. Diktateingang dokumentieren.
  2. Prüfen/Optimierung von Dokumentenvorlagen.
  3. Händisches Eintragen/Vervollständigen von Adressen (über Internetsuchfunktionen Hausärzte, Kliniken, Kostenträger).
  4. Aktualisierung sonstiger benötigter Informationen (z.B. Anreisenummern, Zimmernummern d. Patienten, Diktatkürzel, Datumseingaben)
  5. Schreibzeiten
  6. Ausdrucke und Verteilung von Dokumenten
  7. Archivierung

Auswirkungen

Papierlisten und händisches Ein-/Austragen von Diktatinformationen entfällt, somit Kostenersparnis von 30% durch weniger Papierverbrauch.

Pflege und Aktualisierung mehrerer Vorlagen im System entfällt. Es müssen lediglich die Textbausteine erstellt und ggf. gepflegt werden.

Durch das direkte, automatische Übernehmen der im System hinterlegten Daten (Hausarzt, Einweiser, Patientendaten) in die Schreibvorlage, entfällt eine  zeitaufwändige, händische Überprüfung. .

Informationen die ein Bericht benötigt, wie Anreisenummer, behandelnder Arzt, An- und Abreisedatum laufen direkt über das System in die Dokumentenvorlage.

Personalkostenreduzierung durch die Zusammenarbeit mit einem externen Schreibdienst und dem Verwenden von Autotexten/Textbausteinen. Dies kann allein die reine Schreibzeit um 30% verringert werden, da in der Regel zum Abarbeiten der Diktate keine Akten notwendig sind und ein externer Schreibdienst sich ausschließlich auf die Schreibleistung konzentrieren kann.

Somit sind 15 Arbeitsschritte bereits mit wenigem Aufwand auf die Hälfte optimiert worden.

Die Optimierung ist damit noch lange nicht ausgeschöpft. Es lassen sich noch weitere Arbeitsschritte (Arbeitszeiten, Personalstand, Vertretungsregelungen, Aufgabenbereiche berufsgruppenüberfreiend ) weiter optimieren und somit Kosten senken und einsparen.

Für die Klinik ist die umgesetzte Optimierung und Zusammenarbeit mit einem externen Schreibdienst in jedem Fall vom Wirtschaftsfaktor die beste Wahl.

Denn bei der Optimierung geht es immer um eines – Kosten senken.

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