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Einfügen statt Tippen – Arbeiten mit Textbausteinen

Im Klinikalltag entsteht ein sehr hoher Dokumentationsaufwand, der meist in Form von Überstunden geleistet werden muss. Für Schreibkräfte bedeutet es in der Regel, einen Arbeitstag lang immer gleichbleibende Texte zu bearbeiten.

Während die meisten Krankenhäuser oder Kliniken bereits eine Optimierung durch den Einsatz einer Spracherkennungssoftware für die Arztbriefschreibung erreicht haben und Mitarbeiter nur noch kleine Korrekturen in den Dokumenten vornehmen müssen, gibt es dennoch viele Kliniken die ganz konventionell mit Diktatsoftware und entsprechend Schreibkräften arbeiten.

Doch auch ohne den Einsatz einer Spracherkennungssoftware kann man die Schreibbüroabteilung optimieren und auf einen modernen und fortschrittlichen Stand bringen . So werden zwar immer wieder Aktualisierungen der Office-Programme vorgenommen, dadurch alleine aber die eigentliche Schreibarbeit in der Regel für die Mitarbeiter-/innen nicht aktualisiert. Im Bereich Diktat- und Textbearbeitung wird somit oft über Jahre mit unzeitgemäßem Abtippen von Diktaten verbracht und ein enormer Zeitaufwand beim Erstellen der zu schreibenden Dokumente produziert.

Aus meiner Erfahrung heraus gibt es in den wenigsten Schreibbüros von Kliniken Schreibregelwerke , die den Umgang mit der Erstellung von Dokumenten regeln. Auch das Bearbeiten von Texten mit Textbausteinen oder die Anwendung von Autotexten/Autokorrektur ist vielen Schreibkräften nicht geläufig und wird daher nicht praktiziert. Als Grund dafür höre ich immer wieder: „So etwas brauchen wir nicht, wir sind schneller im Schreiben der einzelnen Wörter“ oder „…..damit haben wir uns noch nicht beschäftigt, das ist sehr umständlich“.

Nein, ist es nicht. Es ist für den Diktierer als auch die Schreibkraft eine enorm einfache Anwendung im Bereich Textbearbeitung.

Bei steigendem Dokumentationsaufwand sollte daher immer – anstelle Personal aufzustocken – die Optimierung bei der Textbearbeitung vorgenommen werden.

Anhand eines Beispiels aus der Schreibbüroabteilung zeige ich Ihnen, was die Verwendung von Textbausteinen und Autotexten gegenüber dem Schreiben jeden einzelnen Wortes bietet und wieviel Zeit damit eingespart werden kann.

Die Berechnung der Schreibzeiten habe ich hier bereits erklärt.

Bei einer durchschnittlichen Schreibzeit + Nebenarbeiten werden für die Bearbeitung eines Patientenberichtes ca. 30-45 Minuten Gesamtarbeitszeit nur allein in der Schreibbüroabteilung benötigt! Hinzuzurechnen sind noch die Zeiten der Korrekturläufe über die Ärzte bis zum endgültigen Versand und Archivierung.

Was sind eigentlich Textbausteine?

Ein Textbaustein/Autotext ist ein Textfragment, das wiederkehrende Verwendung findet.
In der Textverarbeitung ist ein Textbaustein ein vorgefertigter Text, der in einen anderen Text eingefügt wird. Textbausteine sparen die wiederholte Eingabe gleichartiger Sätze.

(Quelle: Wikepedia).

So könnte ein Textbaustein aussehen, Beispiel Allgemeinbefund:

44-jähriger Patient in gutem AZ und normalem EZ. Größe 178 cm, Gewicht 72 kg.
Lungen seitengleich belüftet, vesikuläres Atemgeräusch. Abdomen weich, kein Druckschmerz, keine Resistenzen palpabel.
Leber und Milz nicht vergrößert tastbar.
Peristaltik regelrecht. Nierenlager frei, nicht klopfschmerzhaft. Wirbelsäule nicht klopfdolent.
RR 130/70 mmHg, Puls 62/min, rhythmisch. Herztöne rein. Keine Ödeme. Keine Zyanose.
Gefäße allseits tastbar, keine peripheren Ödeme.
Narben an der rechten Thoraxseite nach Fahrradunfall in der Kindheit.

Für einen Standardabsatz (durchschnittlich 500 Zeichen), der in jedem Patientenbericht immer gleich ist, benötigt allein der Diktierer eine Diktatzeit von 1,2 Bandminuten wenn er jedes Wort nach und nach diktiert. Beim anschließenden Schreiben jeden einzelnen Wortes/Begriffes benötigt die Schreibkraft dann für diesen Absatz nochmal mindestens 2 Minuten Schreibzeit (wenn undeutlich diktiert wird sogar länger).

Es geht deutlich schneller!

Um eine Zeitersparnis zu erreichen müssen lediglich 2 Schritte vorgenommen werden:

  1. Erstellen eines Textbausteins in dem nur noch numerische Werte eingetragen werden müssen.
  2. Festlegen und Bennen des Textbausteins für alle darauf zugreifenden Mitarbeiter

Dies kann so aussehen: Da es sich um einen Allgemeinbefund handelt, kann der Textbaustein z.B. als „allg1“ abgelegt werden. Weitere Varianten (z.B. für Kinder, mit und ohne BMI-Angaben usw. ) entsprechend mit „allg2“, „allg3“ etc.

Alle Mitarbeiter, die diesen Textbaustein benötigen, erhalten eine Liste auf der alle Textbausteine mit ihren Abkürzungen aufgeführt sind. Der Diktierer muss jetzt nur noch das entsprechende Textbausteinmodul im Diktat ansagen und ggf. einzelne Werte zum Einfügen/Ändern mit angeben. Zeitersparnis: 0,6 Bandminuten.

Die Schreibkraft wählt den entsprechenden Baustein aus, fügt die diktierten Änderungen ein. Da die Textbausteine/Autotexte immer formatiert und fehlerfrei erstellt sind, entfällt für die Schreibkraft das zeitaufwendige Überprüfen und Korrigieren dieser Passagen und trägt somit noch zusätzlich zur Zeitersparnis bei. Zeitersparnis: 1,2 Schreibminuten.

Eine Schreibzeit für einen Bericht von durchschnittlich 20 Minuten, kann beim Verwenden von Textbausteinen somit auf 13 Minuten Schreibzeit gekürzt werden.

Zusätzlich zum Arbeiten mit Textbausteinen und Autotexte empfehle ich die Arbeit über die AutoKorrektur des Office-Programmes.
Die AutoKorrektur ermöglicht das automatische Korrigieren von Rechtschreibfehlern und Ersetzen von Kürzeln während des Tippens und spart enorm viel Zeit bei der Fehlerüberprüfung des Dokumentes.

Ausblick

Es lassen sich noch weitere Arbeitsschritte lassen sich noch weiter optimieren und somit Kosten senken und einsparen.
Für die Klinik ist die umgesetzte Optimierung und Zusammenarbeit mit einem externen Schreibdienst in jedem Fall vom Wirtschaftsfaktor die beste Wahl.
Denn bei der Optimierung geht es immer um eines – Kosten senken.

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